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自動化學院國際學術會議資助辦法

作者:  來源:自動化學院  發布時間:2019年03月18日  點擊數:107

第一章 總  則

第一條 為支持學院師生進行學術交流,緊跟國際學術前沿,提高學術研究水平,根據國家及學校相關規定,特制定本辦法。

第二章 申請條件

第二條 申請本資助需具備以下條件:

1. 論文按照學校保密工作要求經審查并同意發表。

2. 申請人為論文第一作者或通訊作者,學生申請時與其導師(或副導師)互為第一作者,且論文署名應為哈爾濱工程大學自動化學院。

3. 應為受邀請進行口頭學術交流(海報形式學術交流不在本資助范圍之內)。

4. 論文被會議論文集全文錄用(論文摘要被接受不在本資助范圍之內)。

5. 每位教師每年只能獲得1次資助;每位碩士生(碩士推免生除外)在校期間只能獲得1次資助,博士生和碩士推免生在校期間最多獲得2次資助;同一會議每位導師指導的在讀研究生最多資助2人參會;每篇論文只資助1人。

6. 同一A類會議最多只資助10人參會,同一B類會議最多只資助5人參會;同為學生申請,優先資助博士生參會,碩士推免生享受與博士生同等待遇。

 

第三條 學院定期編制《哈爾濱工程大學自動化學院國際學術會議資助目錄》(以下簡稱“《目錄》”)并在網上公布。在《目錄》中,國際會議劃分為A、B兩類,涵義如下: A類會議:本學科最高水平的國際會議; B類會議:學術水平較高、組織工作成熟、定期召開的序列性國際會議。  

第三章 資助內容

第四條 根據國際會議層次,學院資助以下內容:

1. 對在有影響力的國際學術會議組織中擔任一定職務(如:主席或副主席、理事會或執委會委員等)的教師參加上述會議或作主題宣講、特邀宣講,資助會議注冊費、國際旅費、伙食費、住宿費、護照簽證費。

2. 參加A類國際會議,學院資助會議注冊費、國際旅費、伙食費、住宿費。

3. 參加B類國際會議,學院資助會議注冊費和國際旅費。

第五條 教師參加在國(境)外舉行的高水平國際會議所發生的國內費用由本人和學院協商落實。教師出國(境)參會時順訪,需經學院同意、學校批準,順訪期間所產生的費用由教師本人或學院負責落實。

第六條 學院鼓勵教師利用科研經費配套參加高水平國際會議。 第四章 申請方式

第七條 申請人需填寫相關參加國際學術會議資助申請表(見附件)并提交至學院科技辦公室。同時提供以下材料:

1. 邀請信(原件或復印件);

2. 論文被國際學術會議接受的證明(需全文錄用);

3. 會議注冊費收取證明;

4. 被錄取的論文電子版及論文首頁紙質版。

有意向參會的申請人請盡早提出申請。一般情況下,前往美國需提前三個月,其它國家需提前二個月辦理才能基本確保成功。同時,提前申請可以節省包括機票成本在內的各項經費成本,以免時間緊迫導致國際旅費超支影響參會。

第八條 申請獲得學院批準后,教師需向國際處提交《哈爾工程大學因公出國(境)團組任務申請表》,向人事處提交《哈爾濱工程大學因公臨時出國(境)人員備案表》。

第九條 申請人辦理完上述相關手續后到財務處借款。

第五章 考核報銷

第十條 受資助教師在參會期間應至少了解一位大會主席情況,結交一名參會專家,了解會議一個最新研究方向或動態。申請人在院系以上范圍進行一次學術報告,并在參加會后一個月內,教師填寫《哈爾濱工程大學教師參加國際學術會議考核表》。學生填寫《哈爾濱工程大學高層次創新人才國際交流履行義務情況登記表》并提交至學院考核。同時提供以下材料:

 1. 批件;

 2. 邀請信(原件或復印件);

 3. 出差報告單;

4. 境外補助證明(樣表參見附件);

5. 2張以上參加國際會議照片、2張以上校內學術報告照片;

6. 因公護照;

7. 國際會議總結(500字左右,教師須包含結交專家的信息);

8. 參加國際會議報銷審批表;

9.  需報銷的所有發票;

10.  結交的參會專家的名片(原件或復印件,非必須)。

第十一條 考核合格后,學院按規定核定相關費用,受資助人持出國手續及審批意見到財務處報銷。

第十二條 參加A類國際會議,參照以下報銷標準:

1. 學院全額資助注冊費。

2. 學院資助國際旅費標準為:實報實銷,亞洲國家及地區不超過 6000 元人民幣,其他國家不超過 12000 元人民幣。超過標準部分學院不予資助,如需報銷,從教師或研究所相關科研經費中落實。       

3. 學院不資助護照簽證費(在有影響力的國際學術會議組織中擔任一定職務的教師除外)。如需報銷,從教師或研究所相關科研經費中落實。

4. 學院資助住宿費、伙食費標準參照財行﹝2013516號文件臨時出國人員費用開支標準,實報實銷。超過標準部分學院不予資助,如需報銷,從教師或研究所相關科研經費中落實。

5. 學院不資助公雜費。如需報銷,參照財行﹝2013516號文件臨時出國人員費用開支標準,從教師或研究所相關科研經費中落實。

第十三條 參加B類國際會議,參照以下報銷標準:

1. 學院全額資助注冊費。

2. 學院資助國際旅費標準為:實報實銷,亞洲國家及地區不超過 6000 元人民幣,其他國家不超過 12000 元人民幣。超過標準部分學院不予資助,如需報銷,從教師或研究所相關科研經費中落實。

3. 學院不資助國內旅費。如需報銷,從教師或研究所相關科研經費中落實。

4. 學院不資助護照簽證費(在有影響力的國際學術會議組織中擔任一定職務的教師除外)。如需報銷,從教師或研究所相關科研經費中落實。

5. 學院不資助住宿費、伙食費、公雜費。如需報銷,參照財行﹝2013516號文件臨時出國人員費用開支標準,以實報實銷方式從教師或研究所相關科研經費中落實。

第十四條  本辦法由自動化學院負責解釋。  

附件1:自動化學院國際學術會議資助辦法

附件2:申請表格

附件3:考核報銷表格

附件4:國際會議資助目錄                   

  

  

學院國際會議資助辦法2018.rar  

   自動化學院  

  2018913

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